ASSISTANT/E DE BUREAU

RESUME DES FONCTIONS DU POSTE

Sous l'autorité du Chef de Bureau et sous la supervision directe de l'Administratreur/trice Principal/e, l'Assistant/e de Bureau est le principal point d'entrée et de sortie de tous les documents au niveau de l'unité administrative (factures, contrats, courriers, etc.). Plus particulièrement, il/elle aura la charge des tâches suivantes :

• Enregistrement, distribution et suivi de tous les documents entrants à l'unité administrative à travers la tenue à jour du registre dédié
• Garantir la traçabilité à travers un référencement méticuleux de chaque document enregitré pour traitement, classé et archivé
• Assurer le classement et l'archivage des dossiers de l'unité administrative suivant le plan établi
• Orienter, informer le personnel du bureau (Spécialistes de programmes, assistants, etc.) à chaque fois que nécessaire sur l'état d'avancement du traitement des dossiers au niveau de l'Unité Administrative
• Création de tous les contrats relatifs aux budgets de l'Administration dans la plateforme en ligne (DUO)
• Rédaction des courriers, notes verbales et attestations suivant les modèles établis
• Rédaction des comptes-rendus des réunions de l'Administration
• Appui à l'unité administrative dans la préparation des audits et autres opérations de contrôle notamment dans la préparation des dossiers retenus dans l'échantillon
• Appui à l'unité administrative dans les opérations basiques d'enregistrement comptable dans le système SAP
• Exécuter toute autre tâche visant à renforcer l'efficacité et l'efficience de l'Unité Administrative en particulier et du Bureau en général

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