RESPONSABLE DE PROGRAMME (H/F)

Contribuer à la mise en place et au suivi du programme PROPEL ADAPT dans la région du Tchologo en ligne avec les stratégies ACF et standards internationaux en partenariat avec les différentes parties prenantes au projet.

Mission 1 : Suivre, développer et promouvoir les interventions liées au projet PROPEL ADAPT dans la région
Le Responsable de programme est chargé :

• De la gestion du cycle du projet
• De l’atteinte des objectifs d’ACF
• De la qualité du programme dont il a la charge
• De la réalisation en temps en heure et en qualité du reporting interne et externe sur les activités de son programme et de son analyse critique
• De la coordination et de la bonne gestion des partenaires du projet

Tâches spécifiques (liste non-exhaustive) :

• Formaliser la stratégie d’intervention, adaptée à la situation locale, et la promouvoir en partenariat avec les parties prenantes au projet.
• Présenter le programme aux partenaires (autorités, bailleurs, etc.).
• Elaborer conjointement avec les parties prenantes au projet le plan d’implémentation détaillé du projet pour tous les partenaires stipulant les rôles et responsabilités sur chaque activité.
• Mettre en place et suivre le système de collecte de données permettant l’analyse et le suivi du programme
• Assurer le suivi du budget et de la réalisation des engagements pris dans la proposition d’intervention.
• Alerter le Coordinateur terrain en cas de retards/sous-sur-consommation budgétaire, réajuster si nécessaire en lien avec les équipes financières.
• Réunir les partenaires aux étapes clés de l’implémentation du projet (kick off, revue trimestrielle, fin de projet, etc) pour s’assurer de la bonne réalisation des activités, des performances programmatique et financières des partenaires, réorienter ou revoir la planification de certaines activités si nécessaires et capitaliser sur les bonnes pratiques.
• Etablir le Plan d’approvisionnement du Projet (PAP), lancer les demandes d’achats et faire le suivi des livraisons.
• Préparer et mettre en œuvre des enquêtes sur le projet : développer les TDRs, méthodologies et outils des enquêtes. Le Responsable de programme est le garant du respect de la méthodologie, de la qualité des données, de son analyse et des rapports produits et de leur dissémination.
• Partager régulièrement des informations avec les membres de l’équipe afin de favoriser le développement de l’approche de réponse intégrée
• Développer de nouveaux partenariats pertinents pour l’atteinte des objectifs du projet
• Reporting :
• Définir en lien avec le SERA les indicateurs de reporting adaptés au programme
• Collecter les données statistiques des services de santé et les données communautaires
• Réaliser une synthèse régulière des indicateurs à l’échelle de son programme (APR, etc.) et la diffuser aux autorités et acteurs locaux (Ministères, ONG locales, partenaires, etc.)
• Réaliser une synthèse régulière des indicateurs à l’échelle de son programme (APR, etc.), en produire une analyse et rédiger des rapports internes à destination de sa coordination et du réfèrent fonctionnel
• Réaliser régulièrement des synthèses sur l’état d’avancement du programme à destination des bailleurs de fond
• Documenter pour capitaliser sur les innovations, les bonnes pratiques et cas à succès du projet

Mission 2 : Superviser, encadrer et gérer l’équipe du projet de la région
Le responsable de programme est chargé de :

• Management des équipes (animation, suivi, motivation …)
• Evaluer les compétences et acquis techniques des équipes ACF
• Déterminer les besoins en matière de formation
• Développer les compétences des collaborateurs ACF de son programme

Tâches spécifiques (liste non-exhaustive) :

• Superviser et manager ses collaborateurs directs dans la réalisation de leurs activités conformément au plan d’action défini
• Organiser et piloter les réunions d’équipe, et les points individuels (réguliers et exceptionnels)
• Élaborer et suivre les plans d’action individuels des membres de l’équipe
• Gérer les plannings, la répartition et la coordination du travail
• Favoriser le travail entre les différents secteurs en lien avec l’approche intégrée de
• Assurer les entretiens d’appréciation des membres de son équipe et faire un suivi de ces entretiens en collaboration avec le GRH
• Apporter un support aux équipes sur l’organisation et la coordination du travail
• Gérer des difficultés d’équipe et éventuellement en lien avec le GRH de la mission
• Apporter un appui aux questions quotidiennes des membres de l’équipe (questions techniques)
• Participer au processus de recrutement des collaborateurs en lien avec l’administrateur ou le coordinateur RH de la mission
• Identifier les besoins de formation des équipes en se fondant sur les évaluations et l’observation in situ
• Concevoir, organiser et animer des séances de formation pour ses équipes en prenant en compte leurs profils et le contexte culturel

Mission 3 : Représenter le Projet pour ACF et développer les partenariats locaux
Le Responsable de programme est chargé :

• De la représentation d’ACF dans les ateliers et autres activités organisées par le projet
• De l’image technique d’ACF à l’échelle sa zone géographique
• De la diffusion aux partenaires d’informations collectées à l’échelle locale
• Du respect des principes et valeurs d’ACF en terme de partenariat
• De la qualité des relations avec les partenaires.

Tâches spécifiques (liste non-exhaustive) :

• Représenter ACF dans les ateliers et autres activités organisées par le projet
• Représenter le projet à l’échelle de son programme et de sa zone géographique d’intervention lors des réunions de coordination régionales, groupes sectoriels et sous-groupes ; des rencontres avec les autorités, des visites des bailleurs et partenaires
• Identifier les partenaires/ acteurs sur la zone
• Développer et structurer la communication avec les interlocuteurs locaux (réunions régulières, identification d’interlocuteurs locaux privilégiés et développement de la collaboration avec ces interlocuteurs) afin de favoriser une relation harmonieuse et productive
• Suivre les protocoles d’accord signés avec les partenaires intervenant dans la même zone : s’yréférer régulièrement pour s’assurer que la collaboration suit bien le cadre prévu
• S’assurer que la relation établie avec les partenaires respecte les principes et les valeurs de la politique de partenariat d’ACF (en cours d’établissement : confiance, respect, objectif commun, complémentarité, transparence et redevabilité, apprentissage mutuel…)
• Développer la capitalisation afin de pérenniser les activités et la conservation et la diffusion des bonnes pratiques

Mission 4 : Contribuer à la capitalisation et le développement technique au sein de son secteur
Le Responsable du programme PROPEL ADAPT est responsable de :

• La capitalisation des données programmes et de la documentation des innovations réalisées
• La transmission des connaissances techniques et opérationnelles acquises sur son programme
• La remontée d’informations terrain pour alimenter la communication d’ACF

Exemples de tâches :

• Réaliser les rapports de capitalisation selon les formats existants
• Compiler tous les documents techniques et méthodologiques (dont liste de bénéficiaires et distribution etc..) essentiels des projets pour la capitalisation et pour les audits
• Ecrire un rapport de passation à la fin de sa mission
• Assurer la compilation de tous les documents essentiels à remettre pour archivage sur support informatique à remettre à son responsable hiérarchique
• Assurer une compilation de photos de son projet sur support CD à remettre au chargé Plaidoyer de la mission
• Contribuer au partage d’expérience (récit retour de mission, Interview, site internet…)gériales, capacité d’analyse et de synthèse, management de projet